دفاتر قانونی
دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
طبق قانون تجارت، صاحبان هر بنگاه اقتصادی و کسب و کار (به استثنای کسبه جزء)، می‌بایست کلیه رویدادهای مالی خود را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مدیریت، در محل مناسبی که قانون تعیین کرده است (طبق ماده ۶ قانون تجارت) ثبت و نگهداری کنند؛ این دفاتر موسوم به دفاتر قانونی حسابداری بوده و نامیده می شوند.
این دفاتر به صورت پلمب بوده (که به همین علت به آنها دفاتر پلمب نیز گفته می شود) و دقت در صحت و درستی موارد درج شده در این دفاتر اهمیت بالایی دارد و نباید هیچ گونه خطا و اشتباهی در آنها وجود داشته باشد. شایان ذکر است عدم دریافت دفاتر قانونی، تکمیل و یا ارائه این دفاتر باعث جریمه شدن شرکت خواهد شد، حتی اگر شرکت و یا کسب و کار، فعالیتی هم نداشته و ندارد، باید جهت اعلام عدم فعالیت خود به سازمان امور مالیاتی، دفاتر قانونی پلمب شده خود را پس از دریافت، به صورت سفید و یا خام به حوزه مالیاتی خود ارائه و تسلیم نماید.
دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری کدام‌ها هستند:
طبق ماده ۶ قانون تجارت، دفاتر قانونی عبارتند از:
۱- دفتر روزنامه
۲- دفتر کل
۳- دفتر دارایی
۴- دفتر کپیه
در حال حاضر نیازی به داشتن "دفتر دارایی و دفتر کپیه" نیست و فقط از دفتر روزنامه و کل استفاده می‌شود.
این دفاتر به طور کلی به دو نوع دفاتر رسمی و دفاتر غیررسمی تقسیم می شوند:
دفاتر قانونی و رسمی: دفتر روزنامه و دفتر کل (بر حسب کارکرد ۲۰۰ - ۱۰۰ - ۵۰ برگی)
دفتر غیررسمی / دفاتر کمکی: دفتر معین (جزء دفاتر قانونی بوده اما غیررسمی می باشد).
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه دفتری است که کلیه رویدادهای مالی شرکت‌ها و موسسات اقتصادی به ترتیب تاریخ و شماره در آن ثبت می‌شود. در دفتر روزنامه جزئیاتی از قبیل بدهکار، بستانکار، شماره سند، شرح مختصر رویداد مالی و ... نوشته می‌شود.
انواع دفتر روزنامه:
۱- دفتر روزنامه عمومی
۲- دفتر روزنامه اختصاصی
دفتر کل چیست؟
دفتر کل دفتری است که تمام عملیات‌های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می شود. با توجه به ماهیت دفتر روزنامه و نیز روش ثبت اطلاعات در آن، امکان تهیه صورت‌های مالی میسر نیست، اما با توجه به نحوه نگارش دفاتر کل، می‌توان صورت‌های مالی و مانده حساب‌ها را از آن استخراج نمود. در دفتر کل براق هر حساب به طور جداگانه یک صفحه وجود دارد، لذا دفتر کل، دفتری است که در آن حساب‌ها به تفکیک نگهداری می شوند. همچنین کلیه حساب‌های دفتر روزنامه باید تا پایان هر ماه و یا حداکثر پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شوند.
دفتر دارایی چیست؟
دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول، غیر منقول، دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز و به ترتیب در آن دفتر ثبت و نگهداری کند.
دفتر کپیه چیست؟
دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و فاکتورهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت و نگهداری کند.
دفتر معین چیست؟
دفتر معین دفتری است که حساب‌های دفتر کل را به صورت مجزا در آن ثبت و نگهداری می کنند. کار این دفاتر معین این است که گاهی نمی شود اطلاعات دقیق و جزئی حساب‌ها را از دفتر کل استخراج نمود، لذا با ثبت این حساب‌ها در دفاتر معین، این کار ساده تر و راحت تر انجام می پذیرد.
چرا باید دفاتر روزنامه و کل را تهیه و نگهداری نمود؟
۱- وضعیت هر یک از حساب‌ها از نظر بدهکاری، بستانکاری و مانده حساب‌ها را نشان می دهد.
۲- سند رسمی برای کاهش اشتباهات حسابداری در خصوص عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و یا ثبت تکراری آنها و چک کردن آنها بر اساس نیاز می‌باشد.
۳- دفاتر قانونی روزنامه و کل، کلیه جزئیات مربوط به یک رویداد مالی اعم از تاریخ، مقدار معامله، نام طرف حساب، بدهکاری و بستانکاری را نشان می دهند.
۴- اطلاعات مالی را به ترتیب تاریخ طبقه بندی کرده و دسترسی‌های بعدی به آنها را راحت می کند.
برخی از دلایلی که باعث رد دفاتر قانونی می شوند:
هرگاه دفاتر قانونی به دلیل منطبق نبودن و یا رعایت نکردن الزامات قانونی در تهیه، تحریر و یا انجام اصطلاحات؛ از نظر کارشناس مالیاتی تایید نگردد و آن دفاتر را نپذیرد، اصطلاحا به آن "رد دفتر" گفته می‌شود.
* استفاده از دفاتر سال‌های قبل
* ثبت هرگونه اطلاعات غیر واقعی
* ثبت نکردن فعالیت‌های مربوط به شعب یا شعبه شرکت
* عدم ثبت یک یا چند فعالیت
* تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
* در صورتی که دفاتر از پلمب خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد.
* صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده باشد.